Das perfekte Produkt finden: Mit unserer Kaufanleitung gezielt aus dem Dokumentenscanner Vergleich 2023 auswählen.

Unser Kurzüberblick:
  • Mit einem Dokumentenscanner werden Sie den Papierstapeln her, indem Sie Dokumente einfach scannen und digital abspeichern können.
  • Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern, die sich entweder eher für den stationären oder einen mobilen Einsatz eignen.
  • Moderne Scanner können mit einer OCR-Software kombiniert werden, wodurch eine Texterkennung möglich wird.

dokumentenscanner-test

Obwohl die Digitalisierung bereits fortgeschritten ist, erreichen uns noch immer massenhaft Dokumente in Papierform. Wer diese in Ordnern physisch lagern möchte, kommt nicht selten irgendwann in Platznot. Dokumentenscanner sind daher in jedem Büro und den meisten Haushalten ein unverzichtbares Gerät. Seit Jahren werden sie bereits dazu verwendet, die Digitalisierung von Dokumenten und Fotos zu ermöglichen.

Wenn Sie einen professionellen Dokumentenscanner für Ihr Büro oder auch einfach nur einen Dokumentenscanner für zu Hause erwerben möchten, haben Sie die Qual der Wahl. Denn es gibt unzählige Modelle von guten Herstellern und Marken – beispielsweise Canon-Dokumentenscanner und Dokumentenscanner von Brother – sowie diverse Produkt-Kategorien. Je größer die Auswahl, desto schwieriger ist es, den besten Dokumentenscanner für sich zu finden.

Aus diesem Grund haben wir in unserem Dokumentenscanner-Vergleich 2023 die Produkte zusammengestellt, die in Dokumentenscanner-Online-Tests besonders überzeugen konnten. Außerdem klären wir in unserer Kaufberatung über verschiedene Scanner-Arten auf und informieren Sie darüber, worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie einen Dokumentenscanner kaufen möchten.

1. Was ist ein Dokumentenscanner ?

hand liegt auf einem papierstapel

Mit einem Dokumentenscanner schaffen Sie es lästige Papierstapel loszuwerden und Dokumente digital zu speichern.

Ein Dokumentenscanner – oft auch einfach nur Scanner genannt – ist ein Gerät zum Digitalisieren von Texten, Bildern oder anderen Schriftstücken auf Papier. Dabei werden die Dokumente eingescannt und als digitale Datei gespeichert. Die meisten Dokumentenscanner bieten eine Auflösung von mindestens 600 dpi und können unterschiedliche Formate verarbeiten.

Ein Dokumenten-Scanner ist besonders sinnvoll für die Archivierung von Dokumenten oder das Erstellen von digitalen Kopien, die einfach gespeichert, weitergeleitet oder ausgedruckt werden können. Außerdem können Dokumente so platzsparend aufbewahrt werden, sodass Sie nicht im Papier-Chaos versinken.

Es gibt Dokumentenscanner mit Einzug bzw. Einzugsscanner, bei dem das Dokument automatisch eingezogen wird, sowie Flachbett-Dokumentenscanner, der wie ein Kopierer aufgebaut ist.

Tipp: Ein mobiler Dokumentenscanner ist besonders handlich und transportabel und eignet sich perfekt für Geschäftsreisen.

Der Einsatz von Dokumentenscannern ist im Büro und in Unternehmen ebenso verbreitet wie im privaten Bereich. Scanner können zudem mit einer OCR (Optical Character Recognition)-Software kombiniert werden, wodurch Sie einen Dokumentenscanner mit Texterkennung erhalten

Fotos benötigen eine bessere Auflösung als Text

Theoretisch können Sie mit jedem Scanner nicht nur Textdokumente, sondern auch Fotos scannen. Für eine gute Foto-Qualität ist allerdings eine höhere Auflösung nötig, weshalb Sie hier zu professionellen Foto-Scannern greifen sollten.

2. Welche unterschiedlichen Typen von Dokumentenscannern gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten von Foto- und Dokumentenscannern, die sich dabei jeweils durch ihre spezifischen Merkmale auszeichnen. Die Wahl des richtigen Geräts hängt oft davon ab, welche Anforderungen an die Funktionalität und Mobilität man hat und wie oft man es verwenden möchte.

Hier sind einige der gängigsten Scanner-Typen aufgelistet:

Scanner-Typ Beschreibung
Flachbett-Dokumentenscanner Traditionelle Scanner, die zuverlässig in Büros schon seit vielen Jahren verwendet werden. Sie bestehen aus einem flachen, glatten Bett, auf das man Dokumente legt, um sie zu scannen.
mobiler Dokumentenscanner Mobiler Dokumentenscanner sind handlich und einfach zu transportieren. Die Geräte sind leicht und klein und lassen sich problemlos in Taschen verstauen. Sie laufen oft mit Batterien oder USB-Anschlüssen und sind praktisch zum Scannen von Dokumenten auf Geschäftsreisen.
Kombi-Dokumentenscanner Ein Kombi-Dokumentenscanner ist eine vielseitige Einheit, die sowohl als Flachbett- als auch als automatischer Dokumenteneinzug (ADF) fungieren kann.
Buchscanner Ein Buchscanner ist speziell auf das Scannen von gebundenen Büchern ausgerichtet. Sie sind so konstruiert, dass sie Bücher schonend aufschlagen und digital erfassen können. Diese Art von Scanner ist besonders nützlich für Bibliotheken oder Archivare.
Handscanner Ein Hand-Dokumentenscanner ist ein sehr kleines, tragbares Gerät, das durch eine Handbewegung über ein Dokument gezogen wird. Sie sind jedoch weniger präzise als andere Scanner-Arten, da ihre Handführung oft unregelmäßig ist.
flachbett-dokumentenscanner wird von jemandem bedient

Ein Flachbett-Dokumentenscanner findet sowohl Einsatz im Büro als auch im Homeoffice. Er kann einfach auf dem Schreibtisch platziert werden.

3. Eignet sich eine Scanner-App als Alternative zu einem klassischen Scanner?

Wenn sich ihr Papierstapel in Grenzen hält, weil Sie überwiegend sowieso schon digitalisiert sind und Sie nur gelegentlich ein unterschriebenes Dokument digitalisieren müssen, ist eine Scanner-App vielleicht bereits ausreichend für Sie.

Solche Apps gibt es sogar kostenlos, das heißt Sie kommen an keinen anderen Dokumentenscanner so günstig. Mit der Kamera Ihres Smartphones scannen Sie das Dokument und können es anschließend sofort im gewünschten Format speichern. Eine Scanner-App eignet sich somit auch als Alternative zu einem privaten Dokumentenscanner oder mobilen Dokumentenscanner.

Scanner-Apps haben natürlich auch Vor- und Nachteile:

    Vorteile
  • kostenlos und leicht zu bedienen
  • nehmen keinen Platz weg
  • für den mobilen Einsatz geeignet
    Nachteile
  • nicht für große Mengen an Dokumenten geeignet
  • kein automatischer Einzug

4. Welche wichtigen Kaufkriterien für einen Dokumentenscanner gibt es?

Nachdem Sie sich für einen Scanner-Typ entschieden haben, sind Sie schonmal einen großen Schritt weiter. Bevor Sie jedoch den Kauf-Button drücken, sollten Sie sich noch ein paar andere Kaufkriterien zu Herzen nehmen.

4.1. Scan-Auflösung

Die Auflösung, angegeben in dpi (dots per inch), entscheidet darüber, wie erkennbar das Dokument am Ende ist. Bei vielen Geräten können Sie zwischen verschiedenen Auflösungsstufen wählen. Je höher die Auflösung bei ein und demselben Gerät, desto langsamer der Scanvorgang. Die Höchstauflösung bei herkömmlichen Scannern liegt meist im Bereich zwischen 600 – 1.200 dpi. Für Texte mit einfacher Bebilderung ist das allemal ausreichend. Für die Digitalisierung von Fotos ist eine höher Auflösung notwendig, beispielsweise mit einem Kamera-Dokumentenscanner.

Tipp: Für einfache Scans ohne Fotos oder Farbe ist eine Auflösung von 300 dpi bereits völlig ausreichend. Für das Scannen von Fotos benötigen Sie hingegen einen speziellen Foto-Scanner, die es teilweise auf bis zu 4.800 dpi schaffen.

4.2. Scan-Geschwindigkeit

Scanner unterscheiden ich in ihrer Geschwindigkeit, mit der sie die Dokumente scannen. Diese ist auch abhängig von der Auflösung, die man bei vielen Geräten individuell auswählen kann. Bei einem Scanner mit Einzug bestimmt auch die Einzugsgeschwindigkeit, ob es sich um einen langsamen oder einen schnellen Dokumentenscanner handelt. Viele gute Geräte schaffen es auf eine Geschwindigkeit von 35 – 40 Seiten/Minute. Es gibt aber auch professionelle Dokumentenscanner, die es auf über 80 Seiten/Minute schaffen.

Tipp: Wenn Sie häufig sehr viele Dokumente auf einmal scannen müssen, wählen Sie einen Dokumentenscanner, der sowohl eine schnelle Scangeschwindigkeit als auch eine große automatische Dokumentenzufuhr aufweist.

4.3. Anschluss

nahaufnahme dokument wird per handy-app gescannt

Wer nur selten etwas scannen muss, kann auch anstatt eines Dokumentenscanners eine Scan-App nutzen.

Um Dokumente digitalisieren zu können und per Mail zu versenden oder in einer Cloud abzuspeichern, muss der Dokumentenscanner ans Netzwerk und/oder an ihr Endgerät angeschlossen sein. Die meisten Scanner verfügen über einen USB Anschluss, womit Sie das Gerät mit ihrem Laptop verbinden können.

Moderne Dokumentenscanner verfügen über WLAN-Schnittstellen, wodurch der Dokumentenscanner ans Netzwerk angeschlossen werden und von verschiedenen Endgeräten aus genutzt werden kann. Beispielsweise können Sie solche Dokumentenscanner direkt mit Google Drive verbinden. WLAN-Dokumentenscanner haben im Gegensatz zu LAN-Dokumentenscannern den Vorteil, dass man keine Netzkabel-Verbindung benötigt.

4.4. Kompatibilität

Wer schonmal verzweifelt versucht hat einen Scanner oder einen Drucker mit dem eigenen PC zu verbinden weiß, dass Kompatibilität bei der Verknüpfung von anderen Geräten mit dem Computer immer eine große Rolle spielt. Nicht immer funktioniert es auf Anhieb und manchmal muss eine Treiber-Software installiert oder aktualisiert werden. Doch manche Systeme sind einfach nicht miteinander kompatibel. Vor allem bei einem Dokumentenscanner für Mac muss auf Kompatibilität geachtet werden. Für einige ist es zudem wichtig, dass ein Dokumentenscanner DATEV-kompatibel ist.

4.5. Zusatz-Funktionen

Über die Grundvoraussetzung des Scanvorgangs hinaus, verfügen einige Dokumentenscanner zudem über nützliche Zusatzfunktionen:

Funktion Beschreibung
verschiedene Scan-Formate
  • das Standardformat eines Scanners ist A4
  • manche Scanner unterstützen darüber hinaus andere Formate wie A5, A6, B5 oder B6
automatische Fehlerkorrektur
  • automatische Korrektur von Fehlern auf dem Papier, wie Büroklammern oder eine Überlappungserkennung
doppelseitig scannen
  • viele Dokumentenscanner können doppelseitig scannen
  • das ist besonders relevant, wenn man es mit vielen doppelseitig beschriebenen Dokumenten zu tun hat und es trotzdem schnell gehen soll
automatische Texterkennung
  • Mit dieser Funktionen können Dokumentenscanner Texte in durchsuchbare PDF-Dateien umzuwandeln

5. Welche Elektronik-Hersteller bieten gute Dokumentenscanner?

Es gibt eine Vielzahl von Herstellern von Scannern auf dem Markt, wobei Canon-Dokumentenscanner, Brother Dokumentenscanner sowie Epson-Dokumentenscanner sicherlich zu den bekanntesten gehören. Doch es gibt auch noch andere erwähnenswerte Marken. Dokumentenscanner-Tests im Internet beziehen stets unterschiedliche Hersteller in ihre Untersuchung mit ein. Zu den bekanntesten Anbietern gehören:

  • Brother bietet eine große Auswahl an Dokumentenscannern für den privaten und geschäftlichen Bereich
  • Canon ist einer der Marktführer und bietet sowohl Einzelblatt- als auch Dokumenten-Feed-Scanner an
  • Epson hat sich auf hochwertige Scanner für den professionellen Bereich spezialisiert
  • Fujitsu bietet sowohl tragbare als auch stationäre Scanner
  • Kodak hat sich auf Scanner für den Mediensektor spezialisiert und bietet hochwertige Flachbett-Scanner an
  • HP bietet eine Vielzahl von Dokumentenscannern für Heim- und Bürobereich an
  • Plustek hat sich auf Scanner für den Einzelhandel und das Gesundheitswesen spezialisiert
  • Panasonic bietet sowohl tragbare als auch stationäre Scanner für den Geschäftsbereich

6. Dokumentenscanner-Test bzw. -Vergleich: Die wichtigsten Nutzerfragen und Antworten zu Dokumentenscanner

6.1. Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

nahaufnahme von einem scanner der bedient wird

Große Kombi-Scanner verfügen sowohl über eine Scan- als auch eine Druckfunktion und sind in Büros besonders beliebt.

Ein Dokumentenscanner ist ein elektronisches Gerät, das gedruckte oder handgeschriebene Dokumente scannen und in digitale Dateien umwandeln kann. Der Scanner verwendet eine CCD- oder eine CIS-Technologie, um die Dokumente abzutasten und sie als digitale Bilder auf einem Computer oder einem mobilen Gerät zu speichern. Bevor das Scannen beginnt, muss das Dokument in den Scanner gelegt werden.

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6.2. Wieviel kostet ein Dokumentenscanner?

Die Preise eines Dokumentenscanners sind sehr variabel und unterscheiden sich je nach Typ, Hersteller und Funktion. Wenn Sie einen günstigen Dokumentenscanner suchen, reicht Ihnen vielleicht ein kleines mobiles Gerät ohne viel Schnickschnack. Solche Mini-Scanner bekommen Sie bereits für rund 200 Euro. Für professionelle Kombi-Geräte, beispielsweise einen hochwertigen Epson-Dokumentenscanner, müssen Sie jedoch mit zwischen 500 – 800 Euro rechnen. Dokumentenscanner-Testberichte beziehen sich in der Regel auf Modelle verschiedener Preissegmente. Grundsätzlich muss es bei elektrischen Geräten ja nicht immer der teuerste Stiftung Warentest-Testsieger sein. Wichtig ist vor allem, dass ein Scanner für Ihre Zwecke ausreichend ist. Beim Online-Kauf können zu dem Kaufpreis noch Kosten für den Versand hinzukommen.

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6.3. Was ist eine gute Scanauflösung?

Das kommt darauf an, was Sie scannen möchten. Die meisten Scanner bieten einer Auflösung von 600 – 1.200 dpi, wobei für einfache Textdokumente 300 dpi bereits völlig ausreichend sind. Für die Digitalisierung von Fotos reicht nichts von dem, sondern Sie benötigen einen speziellen Foto-Scanner, der es bis auf 4.800 dpi schafft.

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6.4. Was ist ein Duplex-Dokumentenscanner?

Besitzt ein Dokumentenscanner eine Duplex Funktion, besitzt er die Fähigkeit die Vorder- und die Rückseite eines Dokuments gleichzeitig zu scannen, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet.

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6.5. Was ist der beste Dokumentenscanner?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, sondern es hängt davon ab, für was und in welcher Häufigkeit Sie einen Dokumentenscanner brauchen. Mobile Scanner bieten beispielsweise nie die gleiche Funktionsbreite wie Kombi-Scanner, aber für einen mobilen Einsatz sind sie dennoch unverzichtbar. Mit einem Blick in unsere Vergleichstabelle finden Sie bestimmt Ihren persönlichen Dokumentenscanner-Testsieger.

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Videoanleitungen für: Dokumentenscanner

In diesem aufschlussreichen Tutorial erfahren Sie, wie Sie den Fujitsu ScanSnap iX1500 als Netzwerkscanner verwenden können – ganz ohne Computer! Entdecken Sie die einfache und effiziente Möglichkeit, Dokumente drahtlos in verschiedene Dateiformate zu scannen und sie direkt in Ihre gewünschten Netzwerkordner zu sichern. Lassen Sie sich von diesem Video inspirieren und erleben Sie die grenzenlosen Möglichkeiten des ScanSnap iX1500 von Fujitsu!